ФГБУЗ МСЧ №92 ФМБА РОССИИ

В рамках трудовой функции оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:

- осуществляет выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя;

- производит внесение информации в планировщик (органайзер);

-  производит согласование с руководителем временных планов;

- производит согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;

- производит информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;

- производит предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;

- осуществляет формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций.

В рамках трудовой функции планирование рабочего дня секретаря:

- осуществляет выбор и оформление планировщика секретаря;

- осуществляет ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе);

- производит согласование планов с планами и сроками работы руководителя;

- производит распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу);

- производит перенесение невыполненных запланированных задач;

- осуществляет выполнение типичных ежедневных дел.

В рамках трудовой функции организация телефонных переговоров руководителя:

- выполняет ведение базы телефонных контактов руководителя;

- производит соединение руководителя с конкретными абонентами;

- производит подготовку материалов для телефонных переговоров руководителя;

- осуществляет регистрацию поступающих в приемную телефонных звонков;

- производит перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам;

- осуществляет получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;

- осуществляет установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров;

- осуществляет оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.

3. 1. 5. В рамках трудовой функции организация работы с посетителями в приемной руководителя:

- производит организацию личного приема посетителей руководителем;

- производит установление порядка приема для различных категорий посетителей;

- выполняет ведение журнала предварительной записи на прием;

- производит регистрацию посетителей;

- осуществляет содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;

- осуществляет организацию приема деловых партнеров в офисе;

- осуществляет организацию обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе;

- выполняет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;

- осуществляет принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.

В рамках трудовой функции организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:

- производит документальное оформление решений руководителя;

- осуществляет доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя;

- производит координацию деятельности по исполнению решений руководителя;

- осуществляет ведение срокового текущего и предупредительного контроля;

- проводит проверку исполнения поручений руководителя в установленный срок;

- производит предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;

- производит фиксацию исполнения поручений;

- производит составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя.

В рамках трудовой функции организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:

- производит обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

- осуществляет организацию приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;

- осуществляет организацию оформления интерьера приемной руководителя;

- производит оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой;

- осуществляет организацию оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами;

- производит обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;

- производит заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров.

В рамках трудовой функции разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:

- осуществляет разработку положения о секретариате;

- осуществляет разработку инструкции по делопроизводству.

В рамках трудовой функции составление и оформление управленческой документации:

- выполняет составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);

- осуществляет печать служебных документов и других материалов;

- выполняет размножение служебных документов;

- осуществляет контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).

В рамках трудовой функции организация работы с документами в приемной руководителя:

- осуществляет получение, предварительное рассмотрение и сортировку поступающих в приемную руководителя документов;

- выполняет подготовку документов для рассмотрения руководителем;

- проводит учет документов, поступающих на имя руководителя;

- осуществляет организацию доставки документов исполнителям;

- выполняет создание и ведение базы данных документов руководителя;

- выполняет ведение информационно - справочной работы;

- производит контроль исполнения документов и поручений руководителя;

- доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и иные документы организации.

В рамках трудовой функции организация хранения документов в приемной руководителя:

- осуществляет разработку разделов номенклатуры дел организации;

- производит формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

- выполняет подготовку и передачу дел в архив организации.

В рамках трудовой функции обеспечение руководителя информацией:

- производит сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;

- выполняет проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;

- осуществляет предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате;

- производит выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных;

- производит формирование и использование баз данных в организации.

В рамках трудовой функции организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации:

- осуществляет информирование работников организации о решениях руководителя;

- осуществляет организацию обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации;

- производит оповещение работников о предстоящих мероприятиях;

- осуществляет организацию встреч трудового коллектива с руководством;

- производит информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

Осуществляет своевременную отправку корреспонденции почтой России, курьерскими службами, электронной почтой и др.

Коммуникабельность, дисциплинированность